Discussion autour du logiciel Planning Manager

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Ce produit permet de gérer des plannings de travail. Comme pour tout agenda classique, il permet de saisir des rendez vous et des activités.

Mais en plus des gestionnaires d'agendas classiques, il permet d'exporter les données vers un tableur pour obtenir des statistiques sur la répartition de l'activité de l'entreprise en fonction des tâches, des services, des agences, ou de chaque collaborateur. En ce sens, il dépasse un simple agenda multi utilisateur et est particulièrement utile au responsable pour savoir pour quelles activités est utilisé le temps de travail.

Plus qu'un agenda, c'est un gestionnaire de temps de travail. La version actuelle ne planifie que par tranche d'un quart d'heure au plus petit. On peut aussi planifier par demie journée, ou par journée entière. Chaque tâche définie dans le système possède son échelle de planification par défaut. On sélectionnera la liste des collaborateurs impactés par la tâche à planifier, et l'écriture dans les différents agendas sera automatique. Les jours fériés ne sont pas utilisables. Pour modifier le statut d'une journée, il faudra mettre le calendrier à jour.

Il existe deux sortes de regroupements. Ceux ci sont dits "statiques" ou "dynamiques". Les regroupements "statiques" caractériseront les collaborateurs. Les regroupements "dynamiques" caractériseront les rendez vous. On peut définir autant de regroupements "statiques" ou "dynamiques" qu'on désire. Un collaborateur appartient à autant de regroupements "statiques" désiré, mais il ne peut appartenir qu'à un seul élément par regroupement. Par exemple, si on définit les 3 regroupements "statiques" tels que "Agence", "Service", "Projet". Un collaborateur ne pourra être rattaché qu'à une seule agence, un seul service et un seul projet, à un instant donné. Les regroupements "dynamiques" seront utilisés lors de la création d'un rendez vous et serviront à caractériser ceux ci. Les regroupements, statiques ou dynamiques, sont utilisés ensuite pour obtenir des statistiques diverses en fonction de ces valeurs. Leur choix doit donc être judicieux et dépend de l'usage ultérieur des statistiques.

Il n'est pas nécessaire de rattacher un collaborateur à tous les regroupements "statiques" disponibles. Il n'est pas non plus nécessaire de rattacher un rendez à un ou plusieurs regroupement(s) dynamique(s). Il faudra seulement veiller à le faire de manière à obtenir des statistiques cohérentes.

La prise d'un rendez vous utilise les éléments définis à l'instant où celui ci est enregistré. Il sera mémorisé avec les caractéristiques de regroupement et de coût horaire définis à l'instant où le rendez vous est pris, et ce pour les différents participants. La modification ultérieure des rattachements d'un ou de plusieurs des participants à ce rendez vous ne modifiera pas les caractéristiques de ce rendez vous. Pour cela, la seule manière de faire serait de supprimer ce rendez vous pour chacun des participants, et de le recréer après avoir effectué les mises à jours voulues sur ceux ci.

Un coût fixe peut être attribué au rendez vous. Ce coût est saisi de manière globale. Il représente le coût total de la mission pour laquelle on va créer les différents rendez vous (ou entrées d'agendas). En conséquence, s'il y a plusieurs collaborateurs participant à cette mission, le coût global saisi sera divisé par le nombre de collaborateur, et sera réparti sur chaque collaborateur. De même, si une mission porte sur plusieurs journées ou demies journées, le coût global, éventuellement réparti, sera affecté au dernier rendez vous de chaque collaborateur créé. Exemple, une mission de 3 demies journées, pour 4 collaborateur, et pour laquelle on saisi un coût fixe de 600, donnera lieu à la création de 12 entrées d'agendas (3 rendez vous X 4 collaborateurs), et seules les 4 derniers rendez vous (1 par collaborateur) correspondant à la 3eme demie journée auront un coût fixe de 150 chacun. Les 8 autres rendez vous auront un coût fixe de zéro.

La suppression d'un rendez vous (ou entrée d'agendas) doit être effectuée pour chaque participant individuellement. Il faudra veiller à reporter correctement les coûts fixes associés si cette entrée d'agenda fait partie d'une mission portant sur plusieurs journées ou demies journées, ou si plusieurs collaborateurs y participent conjointement.

Si un rendez vous vient en superposition d'un rendez vous existant, l'utilisateur sera amené à décider si la prise de ce nouveau rendez vous doit annuler et en remplacer le (ou les) anciens rendez vous, pour le collaborateur en question. La question sera posée pour chaque participant à ce nouveau rendez vous dans le même cas, et pour chaque ancien rendez vous en conflit. La même remarque s'impose concernant les coûts fixes éventuellement associés à ces rendez vous supprimés.

Enfin une tâche, qui fait donc l'objet d'une planification, est regroupée en activité type. Actuellement, il n'y a pas de statistique portant sur l' activité type. Cette notion est conservée pour usage ultérieur. Pour le moment on pourra se contenter de définir une seule activité type, à laquelle seront rattachées toutes les tâches.

Retrouvez la fiche de présentation complète de ce logiciel ici : Planning Manager.