La gestion des notes de frais est un processus long et coûteux pour une entreprise.

Grace à Expense, vous pouvez maintenant informatiser leur traitement à moindre coût et rapidement, puisque le déploiement de cette solution se résume à l'installation et le paramétrage d'un simple fichier Excel sur le Réseau de votre entreprise.

Expense gère le Workflow de vos notes de frais depuis la saisie jusqu'à l'intégration comptable dans votre ERP.

Fonctionnalités :

• Paramétrage des plafonds de dépenses pour chaque catégorie de collaborateurs, et en fonction de leur zone de déplacement.
• Paramétrage des comptes comptables, des intitulés des comptes, des noms des services, des informations relatives à votre procédure de notes de frais, etc.
• Contrôle de la Saisie : Avertissements lors de dépassements, affichage en rouge des montants supérieurs au plafond autorisé, rappel de la Procédure en cours de saisie via le Compagnon Office.
• Paramétrage des comptes soumis ou non à TVA, calcul automatique de la TVA pour les comptes soumis, avec possibilité de modification, calcul automatique de la TVA sur Gazole (80% récupérés), gestion de la TVA au taux réduit.
• Affichage en temps réel des écritures comptables générées lors de la saisie de la note de frais.
• Fonction d'envoi par E-mail de la note de frais saisie.
• Sauvegarde des écritures comptables dans un fichier Import au format texte avec choix du séparateur de valeurs. du séparateur décimal, des formats Date, Libellés etc.
• Le fichier Import peut être intégré à tout moment dans votre ERP ou logiciel de comptabilité, si celui-ci autorise l'Import des écritures au format texte. Les valeurs générées peuvent être choisies parmi: le journal, la date, le numéro de pièce, le libellé, le numéro de compte, les montants, mais aussi la devise, le sous-compte et le centre analytique.